仕事で失敗する部下・後輩を注意するときに気をつけること!

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仕事 失敗 部下 後輩 注意 気をつけること部下に何と言って注意すればいいだろう」
「後輩に失敗を何回も注意してもなおらない」
など人を注意する立場にある人は、少なからずこんな思いを抱えてはいないでしょうか?

実際、人を注意することは思った以上に難しいです。
また、「本当は注意したくないけど、立場上どうしてもミスは指摘しないといけない」という人もいます。

どんな人でも、人に嫌われたいと思っている人はいません。
人を注意することは、人に嫌われるかもしれないリスクがあります。
ですが、安心してください。

注意するときに、あることを気をつけて注意することで人に嫌われるリスクを減らせるんです!
また、あることに気をつけるだけで格段に相手に聞き入れてもらいやすくなります
ということで、この記事では、仕事で失敗する部下・後輩を注意するときに気をつけることを紹介していきたいと思います。

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注意の目的

本体注意とは、何かしらの目的があってすることです。
そのことをまず意識しましょう!

注意することは、相手を傷つけることを目的としていません。
決して相手のやる気を奪うことを目的としてやっているのではないことを最初に理解しておきましょう。

注意することの目的とは、大まかに3つに分けることができます。

  • 相手の不適切な行動を改善してもらうこと
  • 相手を成長させること
  • やる気を奮い起こさせること

人を注意するときというのは、時には感情的になってしまうこともあります。
感情的になってしまえば、相手の人格までをも否定してしまう言葉を言ってしまうことがあります。

しかし、注意する目的を自分で自覚することで、冷静になることができるのです!
また、注意する目的を自覚することによって、どのように相手に注意すればいいかが分かってくるのです。

人を注意するときに最も気をつけること

人を注意するときに最も気をつけることは、

  • 人格を否定しないこと
  • 相手を責めないこと

です。
人を注意するとき、自分で意識していなくても相手の人格を否定する言い方になっている時があります。

  • 「どうしてできないの!」
  • 「あなたこれで4、5回も失敗してるわよ!」
  • 「この前も言ったけれど、どうしてまた失敗してしまうの?」

など知らず知らずのうちに相手を責める言い方になっていることが多いんです!
「注意する側からしたら、そんなつもりはない」と思うかもしれません。

しかし、こう言った言葉は相手を責め、人格を否定しているように聞こえてしまうこともあるのです。
相手を責めた言い方をすると、注意された方は防衛反応で心を閉じてしまいます。

相手が心を閉じてしまえば、どんなに注意したって聞き入れてもらえなくなります。
注意された側は萎縮してしまって、あなたの言葉がまったく頭に入ってこなくなるのです。

そうなれば、いくら注意する側が一生懸命に伝えようとしても何も伝わらなくなってしまいます。
なので、注意するときは相手の人格を否定しないように気をつけましょう!

相手に伝わりやすくなる注意の仕方

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注意するときは、相手の心の緊張を取ってあげること。

  • 「決してあなたを責めるわけではない」
  • 「決してあなたを否定するわけではない」

ということを最初に分かってもらうことが重要になります。
そのことを分かってもらうことで、相手は注意する側の言葉を素直に受け入れてくれるのです。
では、そのための方法を紹介していきましょう!

注意の仕方<その1>:褒める!

人を注意するときは、一番最初に相手のことを褒めること!
最初に相手を褒めてあげることで、決してあなたの人格を否定しようと思っているわけではないと伝えることができます。

部下であれば、上司と話すことは時に緊張することでもあります。
部下を褒めることで部下の緊張を取ってあげることができるのです。
緊張が取れれば、部下も素直に心を開いてくれるようになります。

ただし、褒めるときは、具体的に褒めること。
具体的に褒められることにより、相手の努力・頑張りを認めていると伝えることができるのです。

たとえば、「いつも仕事頑張ってくれていてありがとう」と漠然と部下を褒めると、イマイチ感謝の気持ちが伝わりにくいです。

それよりも、「この間出してくれた報告書、とても分かりやすくまとめられていて見やすかったよ。迅速に出してくれたから、私も迅速な対応ができたよ。とても助かった。ありがとう!」と具体的に相手のした行動に対して褒めれば、相手は上司に認められていると感じ心を開いてくれるようになります。

その後に、相手の行動の失敗を注意すれば素直に聞いてくれるようになるのです!

注意の仕方<その2>:質問形式でお願いをする!

相手の行動を改善してほしいという目的のとき、質問形式でお願いをすると改善してくれる確率が高くなります。

たとえば、なかなか積極的に電話を取らない新人社員に対して「前も言ったよね?電話が鳴ったらすぐに取って!」と注意するのではなく、「電話が鳴ったらなるべく迅速に電話を取るように心掛けてくれないかな?」と質問形式にしてお願いをしましょう。

お願いをすることで、相手もすんなりと受け入れられるようになります。
また、質問形式でお願いをすることは、相手を尊重することになるのです。
相手を尊重することは、人間関係を良くしていくために不可欠な要素なんです。

注意の仕方<その3>:主語を「私」にする!

人を注意するときは、主語が

  • 「あなた」
  • 「君」
  • 「お前」

といった2人称を使った言葉を避けるようにしましょう。
「あなた」などの2人称を主語にすることによって、注意された側は責められていると感じやすくなるのです。
なので、人を注意するときは、「私」を主語にしましょう!

「私」を主語にすることで、相手の人格を否定することなく注意することができます。
たとえば、「君!ここの部分が良くなかったよ!」と「君」などの2人称を主語にすると、とても責められた感じがしますよね。

それに比べて、「この部分については、こうするともっと良くなると私は思うんだ」というように「私」を主語にすることで相手の人格を否定せずに相手を注意することができるのです。

人に注意するときは、「私は・・・思う」というようにして伝えましょう!
そうすることで、相手は素直にあなたの忠告を受け入れてくれるようになります。

注意の仕方<その4>:具体的に!

注意をするとき、漠然とした注意の仕方をしていませんか?

たとえば、

  • 「もっと気合を入れなさい!」
  • 「もっと真面目にやりなさい!」
  • 「もっときちんとしなさい!」

このような、注意の仕方はあまり適切ではありません。
部下が何度も同じ失敗をしてしまうとき、部下は自分の失敗の原因を理解していないこともあります。

そういう場合に、「もっときちんとしなさい!」と漠然とした注意の仕方ではよくありません。
「もっときちんとしなさい!」と注意されても、どうきちんとすればいいのか分かりません。

また、自分の失敗をどう改善したらいいのかも分からない場合もあるのです。
なので、そのような場合は、具体的に改善策を挙げて伝えるといいでしょう!

具体的な改善策を挙げる場合は、5W1Hで伝えると尚良くなります。
5W1Hとは、

  • 誰が
  • 何を
  • いつ
  • どこに
  • なぜ
  • どのくらい

です。
5W1Hを意識して伝えることで、具体的伝えることができるようになります。

また、改善策を提案することもいいですが、「どういった行動をすれば、改善できるのか」を部下と一緒に考えてみるのも今後部下を育てていくためには必要な場合もあります。
曖昧な言葉を使わず、物事を具体的に言葉に落とし込んでいくことで状況を把握できるようになるのです。

まとめ

いかがでしたか?
注意するときは、正直あまり心地のいいものではありません。
しかし、仕事であれば人を注意することも時には必要。

一番大事なことは、相手を尊重することです。
相手を尊重することを心掛けていれば、今回お話した注意の仕方もすんなりと実践できると思います!
ぜひ、心掛けてみてくださいね。

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