電話&メールの正しい言葉遣いを使いこなせるコツとは?新社会人編

この記事が役に立った!と思ったらシェアしていただけると嬉しいです(*^-^*)

電話 メール 正しい言葉遣い 使いこなせるコツ 新社会人編4月には、もう新社会人
ドキドキワクワクしている人もいれば、社会人になることが不安な人も沢山います。

仕事内容のことで不安な人もいれば、会社の人達と上手くやっていけるのかという人間関係で不安を抱えている人も。

社会人になれば、対面での言葉遣いは勿論のこと、電話メールなどでも正しい言葉遣いが求められます。

「電話対応がちゃんと出来るか」
「正しい言葉遣いが出来るか」

不安ですよね。
ということで、今回の記事「電話&メールの正しい言葉遣いを使いこなせるコツ」を読んで不安を少しでも軽くしておきましょう!

※今回の記事で紹介する正しい言葉遣いは、主に電話やメールでのことを紹介していますが、もちろん対面でのコミュニケーションでも活用できますよ♪

スポンサーリンク

電話&メールの正しい言葉遣いのコツ

ずっと学生だった人は、アルバイトで多少の敬語は身に付いているものの、まだまだ社会人らしい正しい言葉遣いを身に付けていないのでは?

社会人になれば、誰に対しても気遣いや配慮をし、尊重をすることが求められます。

実は、正しい言葉遣いのコツとは、「敬語やビジネス表現(正しい言葉遣い)は、相手に尊敬や配慮、気遣いなどを示したものである」ということを知っておくことです。

ただ敬語を覚えるだけでなく、そこには相手に尊敬や配慮などを示す目的があるということを頭に入れておきましょう!

頭に入れておくだけで、正しい言葉遣いを自分のものとして早く吸収できるようになりますよ。

◇チェックポイント◇

正しい言葉遣いのコツは、「敬語やビジネス表現は、相手に尊敬や配慮、気遣いなどを示したものである」ということを知っていること。

電話&メールは、直接的な表現を避けよう!

社会に出ていない若者は、往々にして直接的な言い方になりがちです。

「ちょっとお願いがあるんですが…」
「すみません、できません」
「教えてくれませんか?」

など言い回しが直接的になっていませんか?

こんなことを書いている私も、以前は「直接的な方が相手に伝わるから」とか「回りくどい表現は何か分かりづらい」と思っていて、「直接的に言うことが良い!」と思っていました。
(まあ、もしかしたらこう思っていたのは私だけかもしれませんが…)

確かに、直接的な表現は分かりやすいです。
しかし、直接的な表現をすることで、逆に相手に伝わりにくかったり、失礼にあたることが結構あります。

そして、直接的な表現では、いくら自分が上司や先輩を尊敬していたところで、伝わらない可能性が高いのです。

社会人になれば、誰に対しても気遣いや配慮、尊重をすることが大切。
直接的な表現では、相手を尊重していることが伝わりませんよね。

また自分の直接的な表現が原因で、トラブルになることも。
トラブルにならないためにも、なるべく直接的な表現は避けましょう!

◇チェックポイント◇

直接的な表現を避けよう!

ちなみに、先ほどの例の正しい言葉遣いは、

  • 「ちょっとお願いがあるんですが…」→◎「お忙しいところ恐縮ですが、○○をお願いできませんか?」
  • 「すみません、できません」→◎「申し訳ございません。いたしかねます」
  • 「教えてくれませんか?」→◎「差し支えなければ、ご指導いただけませんか?」

などの表現にするとGoodです!!
また、敬語の様々な表現については、こちらのサイトがとても参考になりますので、ぜひチェックしてみてくださいね!

電話&メールは、クッション言葉を活用して!

電話 メール 正しい言葉遣い 使いこなせるコツ 新社会人編クッション言葉とは、「言葉の前に添える言葉」のこと。
直接的な表現を避けて、丁寧に話すことができる言葉です。

人間関係を円滑にするための言葉として、ビジネスの場で使われています。
クッション言葉を、言葉の頭に付けることで柔らかい表現になり、直接的な表現を避けることができます。

クッション言葉を言葉の頭に付けるだけで、ぐっと社会人らしい言葉遣いが出来るようになるんです!

使い方は、こんな感じです。

違いが分かりやすいように、普通の敬語表現とクッション言葉を入れた表現の2つをあげて比べてみましょう!

(例)電話主の名前を確認したい場合

普通の敬語表現:「佐藤様でいらっしゃいますか?」

クッション言葉を入れた表現:「失礼ですが、佐藤様でいらっしゃいますか?」

このように、クッション言葉を使うことで表現が柔らかくなりますよね。
使いこなせるようになると、とても便利です。

また、言いにくいことでも「あいにくですが」や「大変申し上げにくいのですが」などのクッション言葉を使って言うことで、直接的な表現を避け、相手を不快にさせないで断ることができます。

他にも実際に使えるクッション言葉を紹介しますね。

クッション言葉の様々な例

依頼・お願い 尋ねる
恐れ入りますが よろしければ
差し支えなければ 差し支えなければ
お忙しいところ恐縮ですが 失礼ですが
お手数おかけしますが お手数おかけしますが
ご面倒ですが  伺いたいことがあるのですが
大変恐縮ですが お尋ねしたいことがあるのですが

断る 説明・報告
あいにくですが あいにくですが
せっかくですが おかげさまで
失礼ですが 誠に勝手ながら
申し訳ございませんが 誠に恐れ入りますが
残念ながら 大変申し上げにくいのですが
大変申し上げにくいのですが

ビジネスでは、クッション言葉はかなり頻繁に使われています。

いきなりすべてを完璧に使いこなせるようになれないと思いますので、使える場面で実際に使ってちょっとずつ自分のものとして吸収していきましょうね!

◇チェックポイント◇

クッション言葉を使って、直接的な表現を避けよう!

また、電話応対の基本的な受け答えや敬語表現は、こちらを参考にしてみてくださいね♪
あがり症で電話応対が苦手な人は、基本をしっかり押さえておくことで不安を解消できますよ!

メールでの言葉遣いで心掛けること!

電話 メール 正しい言葉遣い 使いこなせるコツ 新社会人編社会人になったら、メールでの言葉遣いにも細心の注意を払うことを心掛けてほしいと思います。
メールは、対面のコミュニケーションと違って、相手の雰囲気や言葉のニュアンスが伝わりにくいです。

敬語があまり上手じゃなくても、対面ならば雰囲気や仕草、表情などで何となく誤魔化せてしまいます。

しかし、メールでは、その場の雰囲気でお茶を濁すことはできません。
文章がダイレクトに相手に伝わってしまうのです。

ゆえに、言葉の使い方に気を付けないと、「失礼な人だな」と思われかねません。
メールを送る際は、先ほどのクッション言葉を活用して、直接的な表現をすることを避けましょう!

また、メールが何の件なのかが瞬時にわかるように、件名を入力することや自分の名前を名乗ることを忘れないことも重要です。

メールでは、親切な心を持って、丁寧に分かりやすく内容を伝えることが大事ですよ♪

◇チェックポイント◇

  • メールは、親切な気持ちを持って。
  • 「件名入力」「名前を名乗る」は、必須!

メールの基本的な敬語表現は、こちらを参考にしてみてくださいね!

まとめ

社会人は、上司や先輩は勿論のこと、取引先の方やお客様など、人と接するときに、相手を尊重し、気遣いが出来ることを求められます。

正しい言葉遣いを使うことで、相手を尊重していることを伝えられます。

敬語をはじめ、社会人らしい言葉遣いは、すぐには身に付けられません。
しかし、正しい言葉遣いを使うことの意味を理解していれば、まだ若者の言葉が抜けなくても、確実に自分の中へと吸収できます。

正しい言葉遣いを暗記することも大事ですが、それと同時に正しい言葉遣いを使うことの意味を胸に刻んでおいておきたいですね。

そうすれば、きっと良い社会人生活をスタートさせることができますよ。

◇チェックポイント◇

正しい言葉遣いを使う際に大事なことは、相手を尊重し気遣う気持ちである。

スポンサーリンク

この記事が役に立った!と思ったらシェアしていただけると嬉しいです(*^-^*)

フォローしていただけると、ブログ更新を見逃しません!

コメントをどうぞ

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です